Características y beneficios la facturación electrónica en España

Una factura electrónica es una factura que se expide y se recibe en formato electrónico. Es una factura, tal y como la conocemos, pero que se crea de forma digital y se envía como un documento electrónico, a través de internet.
Para que una factura electrónica tenga el mismo valor que una factura física es necesario que:

• Se tenga el consentimiento de un sistema de facturación por parte del destinatario
• Se garantice la legibilidad de la factura
• Se garantice la autenticidad del origen de la factura
• Se garantice la integridad del contenido de la factura

Para entender correctamente en qué estado está España actualmente con la facturación electrónica y cómo se debe emplear este sistema vamos a ver las características principales de este formato.

Obligatoriedad

La factura electrónica es obligatoria en la Administración Pública así como en las relaciones entre sus subcontratistas y contratistas cuando el valor de la misma supere los 5.000 euros. En el ámbito B2B su uso es voluntario y está condicionado a la aceptación expresa del receptor. Sin embargo, cada vez son más las empresas que deciden utilizar este método ahorrando costes y tiempo a la hora de registrar sus facturas. 

Trámites administrativos requeridos

En las relaciones con la administración pública será preciso contar con un certificado electrónico para la firma obligatoria de estos documentos. En su defecto, puede emplearse los servicios de firma electrónica de un proveedor mediante el sistema de "delegación de firma".

Formato de la factura

Se pueden distinguir dos tipos de factura electrónica: la factura con formato estructurado y con formato no estructurado. Las facturas electrónicas de formato no estructurado son aquellas que guardamos en formato digital, es decir, facturas escaneadas o guardadas como imágenes o en formato PDF.

El procesamiento de estas facturas requiere que se haga de forma manual, es decir, que se tengan que meter a mano en los sistemas informáticos, siendo esto un proceso mucho más costoso, ya que no suele estar automatizado. Sin embargo, ocurre todo lo contrario con las facturas en formato estructurado, ya que éstas pueden ser generadas automáticamente por los sistemas de facturación del emisor y se reciben y tramitan de igual forma por el receptor.

Por lo tanto, la factura electrónica con formato estructurado ofrece una serie de ventajas con respecto a las facturas con formato no estructurado, reduciendo el tiempo de tramitación y los errores humanos, facilita un acceso más rápido y sencillo frente a las facturas almacenadas y guardadas en formato papel.

Con esta medida, la Unión Europea quiere impulsar un formato único de factura electrónica que simplifique y agilice la relación comercial entre las empresas europeas y extracomunitarias y de esta manera, poner fin a la multiplicidad de formatos que se utilizan actualmente.

Firma electrónica

Sí es obligatoria en las facturas dirigidas a la administración pública, pero para el resto de facturas electrónicas no es obligatorio, si bien se trata de un sistema ampliamente extendido en las relaciones B2B.

Beneficios de la facturación electrónica

Según el Portal del Ministerio de Hacienda estos son algunos de los beneficios de la facturación electrónica, y desde Zureo Moda verificamos que los negocios con los que trabajamos, sienten estas ventajas al poco tiempo de empezar su cambio y digitalización.

• Acortar los ciclos de tramitación, incluido el cobro
• Reducir errores humanos
• Eliminar costes de impresión y envío postal
• Facilitar un acceso más rápido, ágil y fácil a las facturas almacenadas
• Reducir drásticamente el espacio necesario para su almacenamiento
• Mejorar el servicio al cliente
• Eliminar el consumo de papel y su transporte, con el consiguiente efecto positivo sobre el medio ambiente
• Subsumir la factura en los sistemas informáticos empresariales, mejorando drásticamente su gestión
• Contribuir a la modernización de la economía y al desarrollo de la Sociedad de la Información.

Además de ello, uno de los puntos fuertes de la facturación electrónica en Zureo Moda es la fácil organización y acceso a la visión general del negocio. El tener todas las facturas organizadas en un mismo sistema hace que tengas un control exhaustivo de tu negocio, y por lo tanto, uno más ordenado. 

Descubre en Zureo Moda todas las ventajas que puedes encontrar con la facturación electrónica y cómo resolver tus problemas de organización, stock y gestión en tan sólo un clic. 

 

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